EAN-fakturering eller elektronisk fakturering via NemHandel-netværket er blevet standardpraksis for samhandel med den offentlige sektor i Danmark. Men også i B2B-relationer vinder det terræn, da flere større virksomheder foretrækker eller kræver elektroniske fakturaer.
Står jeres virksomhed over for at skulle implementere EAN-fakturering, enten af nød eller lyst?
Så er det værd at overveje både fordelene og de potentielle ulemper og udfordringer, før I træffer den endelige beslutning om, hvordan I vil gribe det an.
Denne artikel gennemgår de væsentligste pro et contra argumenter.
Fordelene ved at implementere EAN fakturering
Der er flere tungtvejende grunde til at tage skridtet mod EAN-fakturering:
Opfyldelse af lovkrav (Offentlig sektor)
Den mest åbenlyse grund er, at det er et lovkrav for alle leverandører til stat, regioner og kommuner i Danmark. Handler I med det offentlige, er EAN-fakturering via NemHandel simpelthen en nødvendighed for at få jeres penge.
Øget effektivitet og tidsbesparelser
Elektronisk fakturering eliminerer mange manuelle processer:
- Ingen print
- Ingen kuvertering
- Ingen frankering
- Ingen tur til postkassen
Fakturaen sendes digitalt på få sekunder. Både afsender og modtager sparer tid i håndteringen.
Reducerede omkostninger
Udover tidsbesparelsen er der direkte økonomiske gevinster. I sparer udgifter til papir, kuverter, printerblæk og ikke mindst porto. Over tid kan dette løbe op i et mærkbart beløb, særligt ved større fakturavolumener.
Færre fejl og hurtigere betaling
Når modtageren får fakturaen elektronisk i et standardformat (OIOUBL), kan data indlæses direkte i deres økonomisystem. Dette minimerer risikoen for tastefejl under manuel indtastning. En korrekt faktura, der hurtigt kan behandles, kan potentielt føre til hurtigere betalingscyklusser (selvom betalingsbetingelserne selvfølgelig stadig gælder).
Bedre sporbarhed og arkivering
Digitale fakturaer efterlader et klart elektronisk spor. Det er nemmere at dokumentere, hvornår en faktura er sendt og modtaget. Samtidig forenkles den lovpligtige arkivering af bilag, da de elektroniske fakturaer nemt kan gemmes digitalt i overensstemmelse med bogføringslovens krav.
Professionelt image og styrket samhandel
At kunne håndtere EAN-fakturering signalerer, at jeres virksomhed er digitalt moden og følger moderne standarder for samhandel. Det kan være en fordel – eller endda et krav – i samarbejdet med større B2B-kunder, der ønsker at effektivisere deres egne processer.
Se også: PostNord Strålfors for hjælp til EAN faktura.
Ulemperne og udfordringerne ved EAN fakturering
Selvom fordelene er mange, er der også nogle potentielle ulemper og udfordringer:
Initial opsætning og omkostninger
Der er en startomkostning forbundet med EAN-fakturering. Det kan kræve investering i et kompatibelt regnskabsprogram, et abonnement på en online fakturaportal eller integration til eksisterende systemer. Dertil kommer den tid, der skal bruges på opsætning, konfiguration og test.
Krav om korrekt stamdata (EAN-numre)
Systemet er ufleksibelt over for fejl. Det er altafgørende at have kundens 100% korrekte EAN-nummer og eventuelle påkrævede referencenumre (ordrenummer, personreference etc.). Fejl i disse data vil medføre, at fakturaen afvises, hvilket kræver manuel fejlfinding og genafsendelse. God stamdatadisciplin er nødvendig.
Afhængighed af teknologi og systemer
Processen er afhængig af, at teknologien virker – både jeres eget system, NemHandel-infrastrukturen og modtagerens system. Nedetid eller tekniske fejl kan forsinke faktureringen.
Ikke alle kunder kan modtage EAN (B2C/Små B2B)
EAN-fakturering er primært relevant for B2G (Business-to-Government) og større B2B-kunder. I kan ikke sende EAN-fakturaer til privatkunder eller små virksomheder, der ikke er sat op til at modtage dem. Det betyder, at I sandsynligvis skal opretholde flere forskellige faktureringsmetoder (f.eks. PDF via e-mail og EAN).
Mulig læringskurve for medarbejdere
Medarbejdere, der håndterer fakturering, skal lære de nye processer og eventuelt et nyt systeminterface. Det kræver tid til oplæring og tilvænning.
Hvordan træffer I den rette beslutning?
Om EAN-fakturering er det rette valg (ud over, hvor det er påkrævet) afhænger af jeres specifikke situation:
- Analyser jeres kundebase: Hvor stor en andel af jeres kunder er offentlige institutioner eller store virksomheder, der kræver/foretrækker EAN?
- Vurder fakturavolumen: Sender I mange fakturaer til EAN-modtagere? Jo højere volumen, desto større er potentialet for effektivisering og besparelser.
- Tjek jeres nuværende systemer: Understøtter jeres regnskabsprogram allerede EAN-fakturering nemt og billigt? Eller kræver det en større opgradering/udskiftning?
- Overvej de langsigtede fordele: Ser I EAN-fakturering som et led i en større digitaliseringsstrategi, der på sigt kan omfatte f.eks. modtagelse af elektroniske ordrer?
EAN Fakturering: En investering i fremtidens samhandel?
For virksomheder, der handler med den offentlige sektor, er EAN-fakturering en uomgængelig nødvendighed.
For andre er det et strategisk valg, der vejer de klare fordele i form af effektivitet og omkostningsreduktion op mod den initiale investering og behovet for præcise processer. Vurder jeres behov, kundekrav og systemmuligheder nøje.
Uanset om I vælger at implementere det bredt eller kun for de kunder, der kræver det, er EAN-fakturering et vigtigt element i moderne, digital samhandel i Danmark.